Samenwerking Duo+

Duo+ voert voor Diemen de ondersteuning op het gebied van bedrijfsvoering uit. In 2022 is er voor de volgende ontwikkelingen extra aandacht geweest.

Informatieveiligheid

Al eerder berichtte we in de eerste voorgangrapportage over de moeilĳk in te vullen vacature van een privacy Officer. Ook in de rest van het jaar is hier helaas geen verbetering in gekomen. Desalniettemin heeft het huidige team de afgelopen periode zich gezamenlĳk ingezet voor de kerntaken, voorlichting, advies en bewaken. Ze doen dit bij alle teams en afdelingen van de DUO-organisaties.

Speciaal dient te worden vermeld dat door de wisseling van nieuwe raden bĳ de DUO-gemeenten het team van informatieveiligheid ook actief heeft deelgenomen in het kennismakingsprogramma van nieuwe raadsleden. Zo was er voor de raadsleden van Uithoorn en Diemen een speciaal interactief avondprogramma georganiseerd met een AVG kennisquiz en vragen rond informatiebeveiliging. Voor nieuwe raadsleden in de gemeente Ouder-Amstel werd deze informatie meegenomen in een meer algemene speciale avondsetting.

Ook dit jaar hebben we weer de week van de informatieveiligheid georganiseerd. Naast presentaties zĳn er kennisquizen gehouden en zĳn via Intercomm voorlichtingsfilmpjes vertoond.

Belangrijkste doel van alle activiteiten is het vergroten van het bewustzijn rondom informatieveiligheid bij medewerkers en bestuurders. Daarin hebben we in 2022 een goed slag geslagen. Het blijft belangrijk dit bewustzijn vast te houden!

Verbijzonderde interne controle (VIC)

Het proces voor het in de lĳn brengen van de interne controle heeft in 2022 vertraging opgelopen. Er was binnen het VIC-team een vacature ontstaan en deze vacature kon niet snel ingevuld worden, wegens krapte op de arbeidsmarkt. In verband hiermee heeft het team alle zeilen bĳ moeten zetten om de controles tĳdig en voorzien van de juiste kwaliteit af te ronden. Dit jaar zijn er voor Duo+, de gemeente Ouder-Amstel en de gemeente Uithoorn presentaties gehouden waarom het in de lijn beleggen gewenst is en wat dat voor de proceseigenaren (veelal de teamleiders) betekent. Er zijn tot op heden een aantal processen in de lĳn belegd, bĳvoorbeeld bĳ het sociaal domein en het team Financiën.

Inkoopfunctie

De thema's in het kader van maatschappelĳk verantwoord inkopen liggen bĳ de gemeenten. Duo+ is hierin volgend. In het kader van de samenwerking op het gebied van inkoop wordt hier wel de nadruk opgelegd.

Het contractbeheersysteem is nog niet verder vorm gegeven. De intentie was om binnen het zaaksysteem een module aan te schaffen waarbinnen het mogelĳk is om een contractbeheersysteem te vormen. Die module is nog niet beschikbaar. Vooralsnog blijven we werken met verschillende systemen waarin de contracten zijn vastgelegd.

In gezamenlĳkheid werken we verder aan de vorming van een inkoopfunctie en -organisatie die past binnen de ambities van de DUO-organisaties. Omdat de werving van een inkoopadviseur nog niet is gelukt hebben we in 2022 nieuwe externe invulling gegeven aan deze functie. Inmiddels is de spendanalyse over 2021 opgeleverd en zijn de inkooptrajecten voor 2023 opgehaald. Ook is een projectgroep gestart voor de inhuur van derden. Tenslotte is nieuw leven geblazen in de inkoopcontactroepen Buurt, Burgers en Bedrijfsvoering.

Informatisering en automatisering

Belangrijkste mijlpaal voor 2022 was het opstellen van het Informatiebeleidsplan (IBP). De fundamentele uitgangspunten van het informatiebeleid zĳn opgenomen in het IBP. De passende strategische richting voor de komende jaren wordt in het IBP uitgezet en vervolgens werken we deze uit tot een concrete uitvoeringsagenda.

Beleidsmakers en leidinggevenden vanuit de vier DUO-organisaties hebben input geleverd voor het IBP. Dit heeft geresulteerd in een document waarin het gewenste informatiebeleid wordt beschreven aan de hand van zeven thema’s met elk drie speerpunten, uitgewerkt in werkafspraken met bĳbehorende consequenties.

In december 2022 is het eindconcept ter beoordeling aan de Provincie Noord-Holland aangeboden. In 2023 zal het Informatiebeleidsplan ter besluitvorming worden voorgelegd.

Medio 2022 is een nieuwe versie van het centrale zaak- en archiefsysteem Rx.Enterprise (voorheen InProces) geïmplementeerd. Deze heeft een verbeterde gebruikersinterface die het zaakgericht werken toegankelĳker maakt. Deze vervanging is onderdeel van het programma 'Informatiehuishouding op orde'. Dit programma heeft tot doel de kwaliteit van onze informatiehuishouding te verbeteren. Hierbij dienen alle medewerkers een bijdrage te leveren. Het programma is ook gekoppeld aan de invoering van de Wet openbaarheid overheid (Woo) en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv).

In 2022 werken we aan de voorbereiding op de inwerkingtreding van de Omgevingswet, welke onlangs is uitgesteld tot 1 januari 2024. Momenteel worden er een aantal nieuwe informatiesystemen geïmplementeerd.

Op het gebied van informatiebeveiliging zĳn in 2022 diverse maatregelen ingevoerd, die deels als aanbevelingen naar voren kwamen uit een zogeheten penetratietest (PEN-test). Dit omvat onder meer de implementatie van de beveiliging van het e-mailverkeer, monitoring van het netwerkverkeer en het gebruik van multi-factor authenticatie (wachtwoord + controle Authenticator app).

Er is een uitwĳktest gedaan voor bedrĳfskritische informatiesystemen, waarbĳ een grote calamiteit wordt nagespeeld om te kĳken of de informatievoorziening binnen een bepaalde tĳd vanaf een alternatieve locatie kan worden hervat. Dit heeft enkele nuttige inzichten opgeleverd. Om de informatieveiligheidsorganisatie te testen heeft tevens een simulatie plaatsgevonden van een majeur beveiligingsincident (bĳvoorbeeld een hack).

Voor wat betreft de ICT-apparatuur zĳn in 2022 multi functionele printers (printen, kopiëren, scannen) vervangen. De nieuwe raadsleden van de DUO-gemeenten (circa 90 personen) zijn voorzien van een laptop. Vanuit de reguliere vervangingscyclus zijn circa 400 mobiele telefoons.

Personeel en organisatie

In 2020 is gestart met de transitie van het team Personeel & Organisatie. Er is overeenstemming over het einddoel, in de praktijk moeten nog enkele belangrijke aanpassingen worden doorgezet. Vooral is er meer strategische en beleidsmatige adviescapaciteit nodig.

P&O werkt enerzĳds aan het optimaliseren van de going concern taken. De opdrachtgevers hebben nadrukkelijk aangegeven dat de basis op orde moet zijn. Hiervoor moeten ook in 2023 nog verbeteringen worden doorgevoerd.

Anderzĳds gaat de aandacht uit naar het ontwikkelen van nieuw instrumentarium (de P&O kalender en de strategische P&O agenda). Dit op basis van de wensen van de opdrachtgevers. Het vormgeven en implementeren van het hybride werken is één van die (extra) wensen.